Na busca por economia e mais agilidade na comunicação entre as suas secretarias, a Prefeitura de Natal passa a adotar um sistema de gestão de documentos eletrônicos, desenvolvido pela Secretaria Municipal de Planejamento (Sempla). O sistema já foi testado como projeto piloto durante um mês pela Secretaria de Tributação e pela Procuradoria Geral, apresentando resultados satisfatórios.
Os bons resultados levaram à publicação do Decreto-Lei 11.093, no último dia 8, pelo prefeito Carlos Eduardo, determinando “a utilização do Módulo de Documentos previsto no Sistema de Controle de Informações – PMN como principal ferramenta de comunicação oficial entre os de órgãos da estrutura municipal”. Pelo Decreto, os órgãos municipais têm 30 dias para se adequarem ao novo sistema de troca de correspondência.
“Esse sistema vem trazer mais agilidade e facilitar a comunicação entre as secretarias, além de promover uma grande economia em insumos, como papel e tinta de impressora”, argumenta a chefe da Coordenadoria de Tecnologia de Informação da Sempla, Carolina Barbosa. Segundo ela, a adoção do sistema de correspondência eletrônica partiu de uma orientação do Conselho Municipal de Desenvolvimento, considerando ” os princípios da celeridade, economicidade e da eficiência administrativa”.
Considerando os avanços tecnológicos, que possibilitam melhorias na gestão das correspondências oficiais, Carolina Barbosa diz que uma luta a ser travada é a do uso do papel, “uma cultura que precisa ser vencida”. Ela ressalta que nos 30 dias do projeto piloto mais de 500 documentos transitaram pelo sistema, sem papel e com tempo médio de três dias, quando antes era de cinco. Os resultados foram apresentados em reunião com todos os coordenadores de TI dos órgãos municipais.
Segundo o Decreto municipal, o sistema de correspondência eletrônica deve ser utilizado na modalidade “Ofício” para as comunicações externas e na modalidade “Memorando” para as comunicações internas. Cada órgão deve gerenciar o cadastramento de seus usuários e a implantação do sistema, cabendo a SEMPLA a gestão e manutenção do sistema. Ficam fora da nova modalidade de correspondência, “ as comunicações despachadas em processos administrativos”. O Decreto prevê, ainda, que a comunicação ” deve atender às formalidades hierárquicas, não sendo permitidas as comunicações diretas entre departamentos ou setores de um órgão com outro órgão ou seus departamentos e setores”.
Via Agora RN.
