Bauru apresenta sistema de gestão de documentos a gestores no Fórum de Cidades Digitais

Município reduziu custos e melhorou a tramitação de processos com a Gestão Eletrônica de Documentos

 Com uma solução caseira, Bauru (SP) vem economizando ao mesmo tempo em que agiliza os processos por meio da Gestão Eletrônica de Documentos (GED). O modelo desenvolvido pela equipe de TI da Prefeitura será apresentado a gestores durante o I Fórum de Cidades Digitais do Norte Pioneiro, que acontece no próximo dia 16 de fevereiro em Jacarezinho.

O evento, organizado pela Rede Cidade Digital (RCD) em parceria com a Prefeitura de Jacarezinho, irá reunir prefeitos, gestores e vereadores para tratar de aprimoramento dos serviços públicos e desenvolvimento dos municípios por meio de investimentos nas Tecnologias da Informação e Comunicação. As inscrições para o Fórum são gratuitas para servidores públicos e podem ser feitas pelo http://forum.redecidadedigital.com.br/

Sistema de Digitalização de Documentos GED
Sistema de Digitalização de Documentos GED

Melhoria na gestão da documentos

A circulação de documentos via meio digital tem resultado em redução de custos com papel, pastas e impressões. Segundo o coordenador de Informática da Prefeitura de Bauru, Wellington Silva, cerca de R$10 mil já foram economizados desde a implantação da solução em outubro do ano passado, com 80 fluxos criados de processos pequenos, isso representa menos de 1% dos processos tramitados no ano passado. A meta até o fim de 2017 é chegar 30% de todo o fluxo.

Silva também ressalta a melhoria nos procedimentos internos das secretarias. Atualmente, finanças, jurídico e desenvolvimento econômico, por exemplo, já atuam com o sistema. “As secretarias passaram a pensar nos fluxos”, observa ele. “O fluxo de papel é muito grande. Criamos 153 mil documentos físicos e 10 milhões de impressões em 2016. Nossa estimativa é economizar R$300 mil depois de toda a implantação”, conta o coordenador de Informática.

Outra ferramenta desenvolvida pela equipe de programadores da Prefeitura também possibilitou maior controle sobre as taxas de obras no município. “Hoje a Secretaria consegue ter uma visão de tudo que entra e quanto tem para arrecadar”, completa.

Fórum – Além de Bauru, haverá apresentação de iniciativas desenvolvidas em Jacarezinho, Wenceslau Braz, Santo Antônio da Platina e Ribeirão Claro, nas áreas da Saúde, Internet Gratuita, Georreferenciamento e Segurança. O evento também contará com a participação do coordenador de Ciência e Tecnologia do Estado, Evandro Razzoto, para tratar de políticas públicas disponíveis aos municípios.

O diretor da RCD, José Marinho, explica que o objetivo do Fórum é estimular investimentos, promover a troca de experiência e aproximar gestores de soluções que visam dar eficiência à máquina pública e melhorar a qualidade de vida da população por meio da tecnologia. O I Fórum de Cidades Digitais do Norte Pioneiro tem o patrocínio bronze da Nick Network e apoio da Associação dos Municípios do Norte Pioneiro (Amunorpi), Associação Brasileira de Internet (Abranet), Associação dos Municípios do Médio Paranapanema (Amepar) e União de Vereadores do Paraná (Uvepar).

FONTE: Artigo da Rede Cidades Digitais.

Veja 5 dicas essenciais para gestão de estoque

Gestão de estoque de forma inteligente!

Ter um estoque preciso é fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa, independente do ramo no qual ela está inserida. Esse é um setor vital, que quando mal administrado pode gerar sérios prejuízos e até a perda de clientes.

GESTÃO DE ESTOQUES
GESTÃO DE ESTOQUES

Para ajudar nessa árdua tarefa, existem algumas práticas facilitadoras. Temos alguns mecanismos de análise que podem contribuir para reorganizar os funcionários, realinhar estratégias e ter mais controle: os indicadores para gestão do estoque. Quer conhecer quais são os principais? Confira no post de hoje:

Cobertura do estoque

Esse é um dos principais indicadores para gestão do estoque, pois permite medir exatamente por quanto tempo os itens que você tem em inventário serão suficientes para atender a sua demanda sem que haja necessidade de reposição. A grosso modo, ele indica quantos dias, semanas ou meses de estoque temos verdadeiramente à mão.

Para calculá-lo basta cruzar os dados de estoque atual com a previsão de vendas, mas vale lembrar que essa métrica é sujeita às variações do mercado.

Utilização da capacidade de estocagem

Esse indicador serve para medir o nível de utilização da capacidade de estocagem que você possui, ou seja, o quanto você está utilizando da área disponível para armazenar seus produtos. Pelas práticas do mercado, o ideal seria um valor máximo entre 80 e 90% de ocupação.

O cálculo deve ser feito a partir da sua quantidade total de prateleiras ou posições subtraídas do número de prateleiras ou posições ocupadas e, então, convertendo para porcentagem.

Tempo da doca ao estoque

Esse indicador para gestão do estoque serve para medir o tempo transcorrido entre o início da descarga e a disponibilização do material para a separação dos pedidos. Isso permite ver se o setor está com boa fluidez, pois envolve desde a chegada dos produtos, passando pelo lançamento da movimentação no sistema, até a alocação física do material no estoque. A frequência de medição pode ser diária e as melhores marcas do mercado giram em torno de duas horas.

Vendas perdidas por falta de estoque

Como já dissemos, um estoque desorganizado pode acarretar um custo elevado e perda de clientes. Os prejuízos não são só pelo valor da venda perdida em si, mas no prejuízo à imagem da empresa, na insatisfação dos clientes que podem buscar a concorrência e muito mais. Esse indicador ajuda na prevenção desse cenário e foi criado para medir o número de vendas perdidas por falta de estoque. Deve ser lançado pela equipe de vendas e adaptado para cada caso.

Percentual de estoque indisponível para venda

Se você trabalha com materiais frágeis ou perecíveis, o risco de perder produtos se o estoque for mal acomodado e armazenado será grande. Uma equipe mal treinada ou desleixada certamente trará avarias aos produtos e acarretará prejuízos para seu empreendimento.

Essa métrica ajuda medindo o percentual de itens indisponíveis para vendas. Pode ser orçado como o custo do acervo que se tornou indisponível sobre o custo acervo total que você possui.

Esses são alguns dos principais indicadores para gestão do estoque. Eles podem contribuir para que você não tenha prejuízos desnecessários e fazer com que sua empresa funcione com muito mais exatidão.

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